El diseño de oficinas ha sido un tema polémico desde principios del siglo XX y, sin duda, seguirá siendo así durante muchos años.
Preguntas en cuanto a necesidades con respecto a la privacidad, requisitos de confidencialidad, acceso a la luz natural y la capacidad de controlar nuestros propios ambientes ha sido, hasta la fecha quebradero de cabeza y trabajo de investigación para muchos diseñadores y empresarios.
El concepto de Open Planning desde principios del siglo XX consistía en filas y filas de empleados en grandes espacios. De esta manera, era fácil supervisar a los empleados desde los puestos superiores. Las tareas podían ser divididas por departamentos para mejorar el flujo de trabajo y añadir mesas de oficina en el espacio, en el momento creciesen los departamentos.
Ya en el año 1900 Frank Lloyd Wright diseñó el edificio Larkin en Buffalo para la administración. Un edificio con 1.800 trabajadores alojados en un gran espacio de galerías con vistas al exterior. Estas condiciones no resultaron particularmente cómodas.
Al ser de los primeros edificios diseñado con este concepto, no tuvo buena aceptación y sus innovaciones fueron declaradas “sin ningún tipo de alianza favorable a la cultura”. A estas declaraciones, se sumaron algunos críticos que no estaban muy de acuerdo en que el mobiliario de oficina fuera diseñado para adaptarse a la arquitectura.
Fue entonces en la década de 1940 cuando los diseñadores comenzaron a tener en cuenta el mobiliario de oficina. George Nelson, de Hermann Miller, inventó la primera mesa de oficina moderna y siguió con esta idea, desarrollar un programa de diseño de mesas de oficina con la premisa de “considerar las necesidades físicas y psicológicas de los empleados” en conjunto con la racionalización del flujo de trabajo.
Curiosamente, A día de hoy, este sigue siendo el concepto ideal en el diseño de oficinas de calidad.
Al mismo tiempo, en Alemania se diseñó un sistema llamado Burolandschaft, o “la oficina paisaje”. Las largas filas de puestos de trabajo se dividen en grupos más orgánicos para diseñar la organización espacial de la oficina física en línea con el flujo de trabajo y las necesidades de comunicación interna.
Estos conceptos en diseño de oficinas continúan a día de hoy. Quizá más centrados en conceptos tales como: uso máximo de espacio y gasto mínimo, traduciéndose erróneamente en diseño basado en la optimización del espacio en lugar en necesidades y filosofía del diseño.
Mientras que la proximidad a los compañeros genera el diálogo espontáneo, también da lugar a más interrupciones.
El factor de ruido se plantea a menudo como un problema importante en el entorno de la oficina abierta, tanto por exceso como por defecto. El exceso de ruido de fondo afecta potencialmente la capacidad de concentración y por tanto, a la productividad. Por el contrario, poco ruido genera dificultad a tener conversaciones confidenciales.
Una de las ideas más recientes que ha provocado quejas entre los empleados es el ‘puesto nómada’ o sistema ‘hotelling’ donde nadie tiene una mesa de oficina propia y son puestos que están atribuidos a título de ‘primero que llega coge sitio’. El inconveniente de este concepto, es que puede dificultar el intercambio de información al estar los equipos ubicados en diferentes zonas de la oficina. La búsqueda de un compañero en su mesa de oficina, implica una llamada telefónica y también se pierde la idea del espacio personal.
Bien gestionado, este sistema ha demostrado tener éxito siempre apoyado con un software para garantizar el buen funcionamiento. Sin embargo, el objetivo principal en este caso, es el de reducir gastos para optimizar el espacio y dar cabida a más personas en lugar de ser un concepto hecho para el bienestar de los trabajadores.
El cubículo, deja paso al hot-desking
Lamentablemente, los avances importantes en el diseño de oficinas que conforman un entorno agradable en la oficina paisaje tales como adaptarse al flujo de trabajo, el equilibrio entre el espacio privado y el espacio público, las zonas compartidas para uso de los trabajadores, espacios de descanso que incluyen videojuegos, salas de música y áreas para dormir una pequeña siesta, pizarras que promueven el fenómeno ‘tormenta de ideas’ están restringidas a empresas de gran tamaño y en muchos casos la mayoría de los trabajadores continúa trabajando en la salas grandes con mesas separadas.
Dado que muchos diseños de oficinas siguen siendo en un entorno similar al desarrollado por Wright en 1904, tal vez el diseño para el edificio Larkin no fuera tan desacertado.
Quizá diseñar el mobiliario de oficina para satisfacer el edificio Larking fue una decisión inteligente. Tal vez la clave este en la simplicidad y en tener en cuenta la cultura de la empresa porque en definitiva, diseño + innovación = buenos resultados.
