Cómo planificar espacios de oficinas

Las pequeñas decisiones en el diseño y planificación de nuestra oficina pueden tener un enorme impacto en la productividad del trabajo en el día a día.

La tecnología y las mejoras en las comunicaciones son otro factor que influye en el diseño y la ubicación de los espacios en nuestra oficina. Por este motivo debemos hacernos una serie de preguntas con el fin de analizar el camino que nuestro proyecto debe llevar. ¿Cómo planificar correctamente espacios de oficinas?

Aspectos a tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto de oficina

¿A qué se va a dedicar el personal en una oficina?

Debemos tener claro de qué tipo de trabajo va a realizar el personal en nuestra empresa. No es lo mismo planificar un espacio para un almacén de logística, que unas oficinas para un Call Center, ya que cada sector y empresa posee unas necesidades espaciales y técnicas concretas.

¿Qué tipo de actividades debemos poder realizar en la oficina?

El número de trabajadores, los distintos departamentos que segmentan la empresa y posibles necesidades especiales de cada sector influyen para planificar la correcta distribución del espacio de trabajo. Salas de conferencias, amplias salas de trabajo con bancadas y mesas de puestos múltiples, o zonas comunes equipadas con mobiliario polivalente en el que realizar reuniones informales. Cada trabajo necesita unas condiciones concretas que mejoren su rendimiento.

¿Qué espacios favorecen el trabajo en equipo?

El trabajo en grupo necesita de grandes salas colectivas, amplias y luminosas zonas comunes para la puesta en común de proyectos que permitan reunirse con clientes y compañeros, favoreciendo la comunicación. Estos espacios deben equiparse adecuadamente con mobiliario cómodo para pasar largas horas sentado.

¿Qué ambientes favorecen el trabajo individual?

Despachos y oficinas separadas, mesas individuales, separadores de espacios de trabajo, oficinas bien insonorizadas acústicamente para favorecer la concentración del personal en su puesto de trabajo.

¿Qué tipo de oficina encaja mejor con la identidad de una empresa?

Tanto si somos una empresa tecnológica y moderna que necesita dar visibilidad a su negocio, como si simplemente somos un pequeño negocio tradicional y familiar que busca la funcionalidad por encima de la imagen, debemos tener claros nuestro carácter. La personalización de nuestras instalaciones será la parte visible de nuestra filosofía de empresa.

Objetivos para el éxito de la planificación de una oficina.

Los objetivos a tener en cuenta en un espacio de trabajo deben estar claros. Todo cambio supone una mejora, pero es imprescindible que se cumplan la mayoría de objetivos siguientes para que el proyecto resulte un éxito:

• Mejorar la productividad del conjunto de la empresa.
• Reducir los costes mensuales de la oficina.
• Incrementar la flexibilidad laboral y espacial del entorno.
• Incentivar la interrelación entre compañeros.
• Favorecer el cambio de filosofía empresarial.
• Estimular la creatividad.
• Atraer y retener personal cualificado.
• Expresar la marca creando identidad.
• Reducir el impacto medioambiental en el entorno.

Evitar errores en la planificación de una oficina

Analizar y conocer con antelación los errores que se han cometido en el desarrollo de otros proyectos de oficinas nos ayudan a planificar el nuestro correctamente, evitando caer nosotros en ellos. Algunos de los aspectos a los que prestar especial atención son:

Prevenir futuras ampliaciones y cambios de distribución.

Las necesidades espaciales de una empresa suelen cambiar con el transcurso del tiempo, como las ampliaciones del personal en plantilla o la creación de nuevos departamentos. Planificar unas instalaciones flexibles con opciones de modificación y ampliación es la mejor opción para mantener la estructura y el confort inicial de los empleados. En este sentido, la división de espacios con mampara separadora de oficina es la opción recomendable, ya que gracias a su ligereza y posibilidad de desmontaje rápido permiten modificar la distribución de un espacio en pocas horas.

Calcular el presupuesto de la manera más eficiente posible.

Puede parecer obvio, pero en proyectos de cierta envergadura, calcular de manera incorrecta el presupuesto de nuestra instalación puede ser un gran error, obligandonos a improvisar en su desarrollo llegando incluso a bloquear por completo su finalización. Realizar presupuestos cerrados y muy detallados evitará en la medida de lo posible la aparición de extras en los costes.

Buscar inspiración y comparar distintas opciones.

La gran variedad de estilos y diseños tanto de mampara separadora como de mobiliario de oficina, puede ser una ventaja a la hora de decidir el carácter y la imágen que queremos que nuestra empresa ofrezca en sus instalaciones. Buscar distintas alternativas y opciones nos permite comparar los pros y contras, sirviendonos de inspiración para encontrar nuestra mejor opción.

Equipa la oficina de manera progresiva.

Las instalaciones de oficinas deben equiparse de manera progresiva en función de las necesidades reales de los trabajadores en su día a día. El mobiliario básico como las mesas operativas o las sillas giratorias son elementos imprescindibles, pero el resto de complementos y decoración debe realizarse de manera natural, a no ser que sepamos con antelación de su necesidad. Este aspecto evitará sobrecargar de elementos innecesarios los espacios de trabajo a la vez que evitará gastos innecesarios.

Busca asesoramiento de profesionales de la oficina

Para que el resultado de nuestra oficina sea óptimo, debemos ponernos en manos de profesionales en oficinas, para que analicen nuestras necesidades concretas y ofrezcan soluciones para planificar nuestros espacios de oficinas. La elección de una buena mampara separadora y el equipamiento con mobiliario de oficina adecuado son la clave para mantener la comodidad y calidad de trabajo entre el personal.

En Ofival somos especialistas en la planificación, distribución y equipamiento de espacios de trabajo y oficinas. Contacta con nuestros asesores de oficina.