Reflexiones para equipar la sala de reuniones

Todos tenemos una idea aproximada de cómo equipar la sala de reuniones de nuestra oficina, pero hacerlo de la manera correcta puede beneficiar al conjunto de los trabajadores, mejorando la productividad global de la empresa. Las opciones son tantas que primero debemos hacernos unas preguntas para analizar cuáles son las necesidades reales de nuestra sala de reunión y los tipos de salas de reuniones que existen.

¿Qué uso vamos a dar a la sala de reuniones?

Según el uso principal que queramos dar a nuestra sala de reuniones podemos identificar varios tipos de salas:

Salas de reuniones para grupos grandes de personas

El diseño de este tipo de sala de juntas grande, debe estar pensado para acomodar a un número elevado de asistentes. Un mismo espacio, generalmente de grandes dimensiones, dependiendo del mobiliario con el que se equipe y la disposición de los mismos para optimizar el espacio, puede servir para celebrar una convención, una junta de accionistas o una formación dirigida a muchas personas.

Hoy en día, este tipo de salas para grupos grandes suelen ser espacios muy flexibles, de manera que el mobiliario y su distribución puede adaptarse a las necesidades específicas de cada evento. Las mesas plegables y las sillas apilables son ideales para despejar el espacio con una ocupación mínima del espacio.

Salas medianas de reuniones para grupos pequeños

En el caso de reuniones más pequeñas y privadas que involucren a un menor número de personas, el mobiliario de reuniones debe jugar un papel fundamental para hacer más prácticos y flexibles los distintos espacios disponibles con el objetivo de mejorar la comunicación entre todos.

Las salas pequeñas para tus reuniones, son espacios que se suelen utilizar a diario, como zonas de trabajo colaborativas y suelen necesitar mobiliario de dimensiones más reducidas, con equipamiento extra como tomas de corriente, tomas de red con conexión a internet, buena iluminación, pizarras blancas…

Salas de reuniones para visitas y proveedores

Otro espacio bastante común en las empresas, es la sala para visitas, utilizada para celebrar pequeñas reuniones, como sala de prensa o sala de videoconferencias.

La sala de reuniones para visitas suele ser el lugar donde se recibe por primera vez a proveedores y clientes. Este espacio proporciona una primera impresión e imagen de los valores de nuestra empresa, por lo que el espacio debe ser atractivo y agradable, y debe incorporar un mobiliario de reuniones que ofrezca comodidad y facilite la interacción entre los intervinientes mejorando la experiencia del usuario.

¿Qué nivel de privacidad necesita mi sala de reuniones?

También debes plantearte el nivel de privacidad que deseas tener en tus reuniones y eventos. Según la ubicación de la sala de conferencias y su tipo de construcción podemos hablar de varios tipos:

Salas de reuniones cerradas

Hablamos de espacios con una privacidad absoluta, tanto a nivel visual como acústico.

Las salas de reuniones cerradas suelen ser espacios separados del resto de las estancias de la oficina. Normalmente, este tipo de salas se utilizan en reuniones ejecutivas y de negocio, para grandes cuentas, donde se maneja información y contenido delicado o para realizar reuniones donde interesa mantener un alto grado de concentración de los asistentes.

Este tipo de salas suelen encontrarse en grandes instalaciones de oficinas, equipadas con sillones cómodos y ergonómicos para pasar largos espacios de tiempo sentado sin distracciones, con especial cuidado de la iluminación con luz natural para mantener el confort.

Salas de reuniones semiabiertas

Son las salas de reunión donde predomina la privacidad acústica frente a la visual.

Se trata de salas acristaladas realizadas con mampara de oficina, dividiendo parte del espacio disponible y utilizadas para reuniones donde no se desea alterar el trabajo rodado de la oficina. Ideales para llevar a cabo cuestiones de trabajo entre empleados y para solventar temas del día a día. Son salas bien integradas con el diseño y el estilo general de la oficina, ya que están integradas en el espacio.

El mobiliario de estas salas de reuniones semiabiertas, suele mantener el estilo del resto de los puestos de la oficina, dado que los espacios están visualmente conectados entre sí.

Salas de reuniones abiertas

Este tipo de salas de reuniones abiertas son la versión menos usual actualmente, aunque se suele encontrar en startups o empresas jóvenes y dinámicas que buscan una relación más personal y distendida entre sus trabajadores.

Estos espacios suelen ubicarse en oficinas amplias, en rincones o zonas de paso, evitando molestias en la actividad en este tipo de salas hacia el resto de la oficina. Suelen estar integradas a nivel de estilo en el ambiente de la oficina, ya que se integran totalmente en el espacio.

Salas de reuniones Flexibles

También existen opciones según el propio espacio que se disponga en la oficina, podríamos dividir en salas flexibles o salas mixtas y semiprivadas, que responden según la necesidad de la ocasión, suelen contar con puertas corredizas o muros móviles o estar simplemente aisladas para no molestar al resto de puestos de trabajo.

¿Cuál es el mobiliario imprescindible para equipar una sala de reuniones?

El equipamiento de salas de reuniones se centra principalmente en las mesas y las sillas o sillones. Existe otro equipamiento opcional imprescindible a la vez para el trabajo diario en la oficina. Deben pensarse espacios para la integración audiovisual, para una sala de videoconferencia o un espacio de coworking.

Mesas de reuniones

Probablemente, la mesa de reuniones será el elemento de mobiliario más importante de la sala.
La forma y tamaño de la mesa de reuniones será la que definirá la dinámica de trabajo y el papel que lleva a cabo cada persona en la reunión. Lo más habitual es que se opte por una mesa en la que todos los miembros puedan verse, ya sea de forma rectangular o redonda, apostando por la primera opción en caso de existir un moderador que lleve la voz cantante en la reunión.

Por otro lado, las mesas circulares son habituales para salas más pequeñas donde se facilita la proximidad y la conversación entre los empleados y directores en igualdad de condiciones.

Sillas de reuniones

Las sillas de reuniones también cumplen un papel imprescindible en lo relativo a la funcionalidad de la sala de reuniones, donde principalmente escogemos entre varios tipos: sillas giratorias, sillas semi-giratorias y sillas fijas.

Las sillas de reuniones deben ofrecer la comodidad, firmeza y ergonomía justa, para mantener la atención de los intervinientes y que permita que las reuniones sean tranquilas y productivas.

Las sillas de oficina giratorias suelen aportar mayor comodidad, especialmente si disponen del respaldo tapizado, pero si hablamos a nivel estético, es más fácil encontrar una silla fija con base de cuatro patas o patín, que se adapte a nuestro estilo.

Nuestras propuestas de mobiliario para una sala de reunión

En nuestro amplio catálogo de mobiliario de oficina, hemos seleccionado un grupo de mesas y sillas de distintos estilos y configuraciones, perfectas para equipar espacios de reunión y conferencias.

Con estos breves consejos, lo que se pretende es realizar un análisis de necesidades para poder planificar y equipar una sala de reuniones a la medida de nuestra empresa.