5 factores para elegir un espacio de oficina

Si estás buscando un espacio de oficina nuevo, la elección puede ser importante para conseguir parte del éxito de tu negocio. Esta elección del espacio de oficina, no solo puede influir en el día a día y el estado de ánimo de tus empleados sino también a la imagen de marca.

Son muchos los aspectos a tener en cuenta cuando estamos en el proceso de elegir un nuevo espacio de oficina, pero hay cinco de ellos que son cruciales.

1. Ubicación de la oficina

“Ubicación, ubicación, ubicación.” Todos sabemos lo importante que es la ubicación cuando elegimos un nuevo espacio para nuestra oficina.

Estas son dos de las preguntas importantes que nos debemos hacer:

• ¿Un cliente te podrá encontrar con facilidad?
• ¿Tus colaboradores podrán llegar fácilmente a trabajar?

Si encuentras una oficina que cumpla con estos dos requisitos estarás cerca de encontrar una buena ubicación. Piensa también en la seguridad del vecindario y que es lo que nos queda cerca.

2. Precio y gastos fijos

El precio seguramente sea el factor más importante y determinante para una empresa a la hora de elegir el espacio para una nueva oficina. Si destinas poco, puede pasar que acabes en una oficina de la que no estas completamente satisfecho y termines mudándote al cabo de unos meses. Si por lo contrario, el alquiler es muy alto, te podrás encontrar con dificultades para hacer frente a pagarlo y te veas en la necesidad de trasladarte a un local un escalón más bajo.

Ninguna de estas dos situaciones es recomendable.

Esas son algunas de las preguntas que nos deberíamos hacer a la hora de saber cuánto debemos gastar en nuestras nuevas oficinas.

• ¿Puedo hacer frente ahora mismo a un depósito de 3 meses?
• ¿He preguntado por algún coste oculto (Mantenimiento, coste extra de parking, etc.)?
• ¿El precio de esta oficina está en línea con las oficinas que hay en la zona?

Este tipo de preguntas nos dan una idea si podemos hacer frente al coste del alquiler y también averiguar si existe algún coste extra y así protegernos de posibles tomaduras de pelo.

La tercera pregunta es simplemente para saber si el precio que nos dan es el mejor precio posible teniendo en cuenta la zona. Siempre haz una rápida comparativa con otros locales de la zona para asegurarte que estas contratando la mejor relación-precio.

3. Tamaño y distribución

Lógicamente el tamaño del espacio de oficina que escojamos va e estar influenciado por los dos aspectos que hemos nombrado anteriormente (ubicación y precio). De todas formas, es un punto importante a mencionar.

Como regla general, se recomienda aproximadamente 6.5 m2 por persona, de todos modos tu conoces mejor tu negocio y si tus colaboradores necesitan mesas de oficina de más grandes o armarios de oficina para almacenaje. Si es así, entonces habrá que ser más generoso e incrementar esta aproximación.

Siempre hay motivos para tener que reunirse con lo que hay que tener en cuenta estas zonas ya que nos reducirán espacio de las oficinas. Seguramente será necesaria una zona donde reunirnos con clientes y otra donde nuestros colaboradores puedan comer o tomar algo.

Estas son algunas de las preguntas sencillas que nos ayudaran a saber si las oficinas que estamos barajando tienen el tamaño correcto.

• ¿Tenemos al menos 6.5 m2 de espacio por persona?
• ¿Hay previsto proyecto de crecimiento a corto plazo?
• ¿Tengo en cuenta el espacio para reuniones con clientes?
• ¿Las zonas comunes para los colaboradores son amplias y atractivas?

No hay ninguna duda de que una oficina masificada reduce productividad así que no escatimes en espacio.

4. Infraestructura y servicios

Este aspecto es más importante siempre para algunos negocios que para otros. Hoy en día de todos modos pocos negocios existen que puedan funcionar eficientemente sin una conexión fiable de internet. Algunas oficinas ya sean propias o compartidas incluyen la conexión a internet con el alquiler. Si vas a contratar por tu cuenta, deberás contemplar el coste de la instalación y la mensualidad para la conexión.

La calidad y sobre todo la fiabilidad del servicio son muy importantes. No tiene mucho sentido pagar por un servicio que tiene continuos cortes en días críticos con mucho uso de las redes.

Cuando hablamos de infraestructuras, no nos referimos únicamente a conexión de internet. También es importante la telefonía y poder recibir con facilidad correo ordinario. Con teléfonos móviles tan presentes en la actualidad puede que no sean tan importantes pero un buen servicio de correo ordinario es crucial para poder enviar paquetería o documentación firmado.

Estas son algunas preguntas para asegurarnos de que la infraestructura de tu nueva oficina va a ser la adecuada.

• ¿Está incluido el coste de la conexión a internet en el alquiler del espacio?
• ¿Puedo hablar con algunas de las empresas en el edificio para que nos cuenten su experiencia en cuanto a infraestructuras?
• ¿La oficina tiene dirección postal propia?
• ¿Puedo pedirle a la propiedad un test de velocidad para verificar que la velocidad de la conexión es suficiente?

Un test de velocidad es algo simple que puedes hacer y poder adquirir información real que responda a tus preguntas. Si el servicio es bueno, la propiedad del local no se lo pensará dos veces en ofrecerlo.

5. Estilo y personalidad

Muchas veces es una de las razones que empuja a las personas a decidirse por una oficina nueva. Aunque es aconsejable considerar los factores aún más importantes como los cuatro anteriormente mencionados.

Si eres un negocio que aspira a ser una marca o la intención es la de proteger la imagen de marca desde el principio, entonces habrá que tener estos aspectos en cuenta. Una oficina puede ser una muy buena herramienta de imagen de marca. ¿Porque crees que Apple tiene una estrategia tan ambiciosa en este aspecto? ¿Porque tu oficina iba a ser distinta?

Esas son algunas de las cosas que deberías tener en cuenta.

• ¿Qué otros negocios trabajan en esta zona?
• ¿Está en línea el espacio con el sector en el que trabajo?
• ¿Nos permite el nuevo espacio de la oficina personalizar o crear imagen de marca sin coste adicional?
• ¿Podría publicar fotos del interior de la nueva oficina en nuestra página web?

Si la contestación a alguna de estas preguntas es no, habría que considerarlas como importantes.

Algunos espacios de oficinas podrían añadir pequeños costes adicionales aunque no sean muy grandes como retoques de pintura, colgar cuadros, etc. Adelántate y ten en cuenta estos conceptos antes de empezar.

Recuerda: ¡Una oficina bien decorada ayuda mucho a la imagen de marca de tu empresa!